附件1

对口帮扶工作文件材料归档范围清单

主要包括但不限于：

一、文书（公文）类文件材料

在党群、行政等日常公务中形成的文件材料。归档后一般作为文书档案（或企业的管理类档案）管理。

请根据本单位类型（党政机关、人民团体或企、事业单位），按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）或《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）结合实际明确、细化。

二、专项、专业、业务类文件材料

在实施各领域、各专业对口帮扶项目、业务、活动中形成的文件材料，例如：

（一）建设项目（固定资产投资项目）投资、立项、审查、施工、计划、进度、验收等全过程中主要的管理性文件材料。

如本单位是项目建设单位（项目法人），应将项目前期、勘察设计、施工、监理、竣工图、竣工验收等全过程项目文件完整收集、整理、归档。归档后一般作为建设项目（基建）档案管理。请按照《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）结合实际明确、细化。如项目涉及城乡规划管理需移交城建档案的，则执行所在地城建档案的收集范围要求。

如是勘察、设计、施工、监理等项目参建单位的，除向建设单位（项目法人）提交归档规定套数的所承担内容的文件材料，还应向本单位归档所承担内容的文件材料。请按照《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）结合实际明确、细化。

2、教育、医疗等各行业各领域干部、人才、智力等帮扶、培训、交往交流交融“三交”等项目或活动的文件材料。

3、吸引民营企业投资、引入相关产业等招商引资推介等项目或活动的文件材料。

4、文化旅游、体育赛事等项目或活动的文件材料。

5、特色工、农业产品展览展销展会等市场营销项目或活动的文件材料。

6、乡村振兴实施项目或活动的文件材料。

7、其他对口帮扶项目、活动、专项工作等的文件材料。

三、会计资料（会计核算资料）

会计核算过程中接收或形成的，记录和反映对口帮扶经济业务事项的，具有保存价值的各类会计凭证、会计账簿、会计报告及其他会计资料，归档后一般作为会计档案管理。应按照《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）结合实际明确、细化。

四、照片、音频、视频等音像材料

前述各类应收集归档的文件材料中如有照片、音频、视频等音像材料的，应一并收集归档，例如：重要会议、重要工作、重大活动、重大突发事件应对等“四重”档案，有关领导考察调研对口帮扶工作、召开重要会议、指导解决重要问题等资料，对口帮扶建设项目（固定资产投资项目）原址原貌、施工过程、竣工实况，主流媒体的宣传报道等。

五、重要的业务数据、公务电子邮件、网站信息、社交媒体等

六、实物

印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等。

七、其他重要的文件材料、数据、实物

附件2

对口帮扶档案目录规范

对口帮扶档案目录按照以下要求执行。

1档案目录要求

1.1 目录结构

文书、照片、录音、录像、实物及其他类型档案目录数据字段项要求按照附录A执行。目录数据中应当含有能与档案数字复制件、电子档案对应的档号、页数等字段，保证目录与对应的数字复制件及电子档案顺利挂接。

1.2 目录格式

档案目录分为电子目录、纸质目录两种形式。电子目录包含目录结构中要求的所有字段项，可采用DBF、XLS、WPS格式。文书、照片、录音、录像、实物档案电子目录应当分别编制，照片数量较少的，可与文书档案目录一同编制。纸质目录仅包含关键字段项，可通过档案管理系统或软件打印。

附录A

表1 文书档案目录数据基本字段项要求

序号	字段英文名	字段中文名	类型	长度	能否

为空	备注
1	id	序号	字符型	10
2	department	保管单位	字符型	20
档案实体保管部门（档案馆接收后填写）
3	unitCode	档号	字符型	25	否	按档号编制规则赋予的一组字符代码
4	fondNo	全宗号	字符型	4	否
5	year	年度	字符型	4	否	采用4位阿拉伯数字标识，例如：2011
6	shortforInst	机构（问题）

代码	字符型	3
采用3位大写汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，例如：办公厅代码“BGT”
7	Institution	机构（问题）	字符型	20
机构的名称或规范性简称，例如：办公厅、法规司
8	unitNo	件号	字符型	4	否	采用4位阿拉伯数字标识，例如：0001、0023、0122、1123
9	unitNo	子件号	字符型	3
采用3位阿拉伯数字标识，例如：001、023、122
10	pageNum	页数	整数型
否	为整数，不能有类似AB等字符出现
11	secret	密级	字符型	20
文件密级按文件实际标注情况填写，没有密级的不用标识
12	period	保管期限	字符型	8	否	保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”“D30”“D10”标识
13	date	日期	字符型	8	否	格式为yyyymmdd，例如：19491001；年月日不详相应位补零，例如：19490000、00001112
14	recordNo	文号	字符型	50
文件的发文字号
15	author	责任者	字符型	100	否	制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者
16	title	题名	字符型	250	否	文件的标题。DBF格式最长字段为250字符，XLS格式可按照实际情况标识
17	path	原文路径	字符型	200
通常由系统根据档号、页数等字段自动生成
18	note	备注	字符型	250
注释文件需要说明的情况
19	categoryNo	门类号	字符型	50	否	档案门类/类型，例如文书（WS）

表2 照片、录音、录像档案目录数据基本字段项要求

序号	字段英文名	字段中文名	类型	长度	能否

为空	备注
1	id	序号	字符型	10
2	department	保管单位	字符型	20
档案实体保管部门（档案馆接收后填写）
3	unitCode	档号	字符型	25	否	按档号编制规则赋予的一组字符代码
4	fondNo	全宗号	字符型	4	否
5	year	年度	字符型	4	否	采用4位阿拉伯数字标识，例如：2011
6	shortforInst	机构（问题）

代码	字符型	3
采用3位大写汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，例如：办公厅代码“BGT”
7	Institution	机构（问题）	字符型	20
机构的名称或规范性简称，例如：办公厅、法规司
8	unitNo	件号	字符型	4	否	采用4位阿拉伯数字标识，例如：0001、0023、0122、1123
9	unitNo	子件号	字符型	3
采用3位阿拉伯数字标识，例如：001、023、122
10	secret	密级	字符型	20
文件密级按文件实际标注情况填写，没有密级的不用标识
11	period	保管期限	字符型	8	否	保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”“D30”“D10”标识
12	date	日期	字符型	8	否	格式为yyyymmdd，例如：19491001；年月日不详相应位补零，例如：19490000、00001112
13	title	题名	字符型	250	否	文件的标题。DBF格式最长字段为250字符，XLS格式可按照实际情况标识
14	person	人物	字符型	250
照片、录像中主要人物及位置，录音中讲话人
15	location	地点	字符型	100
照片、录音、录像的摄录地点
16	cameraman	摄录者	字符型	100
照片、录音、录像的摄录单位或摄录人
17	duration	时长	字符型	8
录音、录像文件的时长，格式为hh:mm:ss，例如：00:30:15
18	fileSize	文件大小	字符型	8
录音、录像电子文件的大小，非电子形式的不需要填写
19	format	文件格式	字符型	8
照片、录音、录像电子文件的格式
20	path	原文路径	字符型	200
通常由系统根据档号、页数等字段自动生成
21	note	备注	字符型	250
注释文件需要说明的情况
22	categoryNo	门类号	字符型	50	否	档案门类/类型，例如照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）

表3 实物档案目录数据基本字段项要求

序号	字段英文名	字段中文名	类型	长度	能否

为空	备注
1	id	序号	字符型	10
2	department	保管单位	字符型	20
档案实体保管部门（档案馆接收后填写）
3	unitCode	档号	字符型	25	否	按档号编制规则赋予的一组字符代码
4	fondNo	全宗号	字符型	4	否
5	year	年度	字符型	4	否	采用4位阿拉伯数字标识，例如：2011
6	shortforInst	机构（问题）

代码	字符型	3
采用3位大写汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，例如：办公厅代码“BGT”
7	Institution	机构（问题）	字符型	20
机构的名称或规范性简称，例如：办公厅、法规司
8	unitNo	件号	字符型	4	否	采用4位阿拉伯数字标识，例如：0001、0023、0122、1123
9	secret	密级	字符型	20
文件密级按文件实际标注情况填写，没有密级的不用标识
10	period	保管期限	字符型	8	否	保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”“D30”“D10”标识
11	date	日期	字符型	8	否	格式为yyyymmdd，例如：19491001；年月日不详相应位补零，例如：19490000、00001112
12	title	题名	字符型	250	否	文件的标题。DBF格式最长字段为250字符，XLS格式可按照实际情况标识
13	source	物品来源	字符型	100
实物档案的来源情况，例如：部门移交、XX捐赠
14	note	备注	字符型	250
注释需要说明的情况
15	categoryNo	门类号	字符型	50	否	档案门类/类型，例如实物（SW）

目录条数：纸质版及电子版目录对应的条目数量

数据容量：档案数字复制件及电子档案的存储数据容量

移交介质与数量：移交的介质类型及其数量

附录B

表1 文书档案目录

序号	档号	文号	责任者	题名	日期	密级	页数	保管期限	备注
备注：档号、责任者、题名、日期、页数、保管期限为必填项。

表2 照片、录音、录像档案目录

序号	档号	摄录者	题名	日期	密级	数量	保管期限	备注
盒(卷)	张数	片长

(分钟)
备注：档号、责任者、日期、数量、保管期限为必填项。

表3 实物档案目录

序号	档号	题名	责任者	物品来源	日期	保管期限	数量	参见号	备注
备注：档号、题名、责任者、日期、保管期限、数量为必填项。

附录C

档案目录和数据移交清单

单位（盖章）：

联系人及联系方式：

档案类型	目录条数	数据容量	目录与数据挂接的条目数量	移交介质与数量	备注

目录条数：纸质版及电子版目录对应的条目数量

数据容量：档案数字复制件及电子档案的存储数据容量

移交介质与数量：移交的介质类型及其数量

附件3

纸质档案数字化副本基本要求

1.文件命名

例：XXXX-WS·2020-Y-ZHZ-0001·001

XXXX：全宗号；WS：档案门类代码（文书档案）；2020：年度；Y：保管期限（永久）;ZHZ：机构代码；0001：件号（不足4位时用零补足4位）；001：子件号（一份文件包含若干文件，不足3位时用零补足3位）

2.文件存储位置

文件存储采取逐级建立文件夹的方式,将档案数字化副本以子件号为基本单位打包为多页 PDF文件,存储在以件号命名的文件夹层级中。第一层文件夹以全宗号命名 XXXX,第二层以门类代码命名比如文书、照片、录音、录像、科技、专业档案分别设置为 WS、ZP、LY、LX、KJ、ZY。

例：第一层文件夹以全宗号命名 XXXX

第二层以门类代码命名 -WS

第三层以年度命名 -2020

第四层以保管期限命名 -Y

第五层以移交单位机构代码命名 -ZHZ

第六层以4位数的件号命名 -0001

XXXX-WS·2020-Y-001-0001·001

XXXX-WS·2020-Y-001-0001·002

………

若该文件只有一份文件,则以子件号001命名。

3.扫描像素：300dpi以上

4.扫描格式：JPG、TIF

5.数据转换：经过扫描、图像处理、质量检验，将合格的文件统一转换成PDF、OFD格式。移交数据为保存格式TIF、JPG，浏览格式OFD、PDF。

附件4

市各援外前方工作机构档案归属流向

援外前方工作机构或档案内容	全宗号	档案移交进馆手续实施单位

（由各援外前方工作机构先向其汇交）	档案最终流向	移交进馆内容	备注
上海市援藏干部联络组	B469	市政府合作交流办	市档案馆	1.档案：原件和数字化副本

2.档案目录：纸质（一式三份）和电子（一式两份）

3.全宗介绍：纸质（加盖公章，一式三份）和电子（一式两份）

4.档案限制利用意见的函（纸质，加盖公章）	5个联络小组将收集、整理的档案提交联络组，作为整体统一移交进馆
上海市援藏干部联络组江孜、定日、萨迦、拉孜、亚东5个小组
上海市对口支援新疆工作前方指挥部	B470
4个分指挥部将收集、整理的档案提交前方指挥部，作为整体统一移交进馆
上海市对口支援新疆工作前方指挥部莎车、泽普、叶城、巴楚4个分指挥部
上海市对口支援克拉玛依市前方指挥部	待 定
上海市援青干部联络组	B481
6个联络小组将收集、整理的档案提交联络组，作为整体统一移交进馆
上海市援青玛沁、甘德、达日、班玛、久治、玛多等6个小组
上海市援滇干部联络组	B495
上海市援滇干部联络组16个小组	由各区档案馆明确	各区合作交流办	市政府合作交流办、各区档案馆
各区档案馆同步向市档案馆移交档案数字化副本和电子目录
上海市对口支援万州干部联络小组	待 定	市政府合作交流办	市档案馆
自1992年成立至2023年的存量档案先行移交
上海市对口支援夷陵干部联络小组

附件5

市各援外前方工作机构档案工作联系表

单位：

类别	姓名	职务	手机
例：市援疆前指	XXX	综合处处长
市援疆前指	XXX	综合处干部
市援疆前指...分指
市援疆前指...分指

1、请于10月31日前反馈市合作交流办综合秘书处。联系人：张庆山；电话：23115383、18918880302。邮箱：qszhang@shanghai.gov.cn

如表中人员变动，请及时反馈更新。

附件6

对口帮扶档案工作联系表

单位： 区档案局（公章）

类别	姓名	职务	手机
分管领导
业务科室

及负责人

1、请于10月31日前反馈市档案局业务指导处。联系人：吴牧之；

电话：62086242 传真：62193001 邮箱：daywzd@126.com

2、如表中人员变动，请及时反馈更新。