关于印发《上海市城建电子档案管理规定》的通知
沪规划资源行〔2025〕461号
各有关单位：
为规范本市城建电子档案管理，推动城建档案数智化转型，现将《上海市城建电子档案管理规定》印发给你们，请遵照执行。
上海市规划和自然资源局 上海市档案局
2025年12月1日
上海市城建电子档案管理规定
第一条（目的和依据）为了加强和规范本市城市建设电子档案（以下简称城建电子档案）管理，确保电子档案真实、完整、可用、安全，提高城建档案信息化水平，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《上海市档案条例》《电子档案管理办法》（国家档案局令第22号）、《城市建设档案管理规定》（住建部令第47号）和《上海市城市建设档案管理办法》（沪府令4号）等规定，结合本市实际，制定本规定。
第二条（适用范围）本市行政区域内城建电子档案的收集、整理、保管和利用，适用本规定。
本规定所称城建电子档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的，对国家和社会具有保存价值并归档保存的各种信息记录。
第三条（管理部门）市规划资源部门负责本市城建电子档案管理工作，业务上受市档案主管部门监督和指导。
区规划资源部门、派出机构负责所辖区域内城建电子档案管理工作，业务上受同级档案主管部门监督和指导。
第四条（档案机构）市城市建设档案馆（以下简称市城建档案馆）以及区人民政府、相关派出机构指定的机构（以下简称区城建档案机构）按照相关规定，开展城建电子档案的收集、整理、保管和利用等工作。
第五条（形成单位）形成城建档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下简称城建档案形成单位）负责本单位形成的城建电子档案的收集、整理、归档、保管、移交和利用等工作。
第六条（基础条件）市规划资源部门组织市城建档案馆制定本市城建电子档案业务标准规范，建设和管理全市统一的城建电子档案管理信息系统，为本市城建电子档案管理工作提供技术支撑。
市城建档案馆、区城建档案机构、城建档案形成单位应当建立健全城建电子档案管理制度和规范，建设城建电子档案管理需要的信息化基础设施，配备必要的设备和专业人员。
第七条（发展导向）市城建档案馆应当积极应用大数据、人工智能、区块链等信息技术，推动城建电子档案工作数智化转型，不断提升城建档案管理水平。
第八条（管理要求）城建档案形成单位应当按照国家和本市有关规定，确定本单位城建电子文件归档范围和城建电子档案保管期限、城建电子档案分类方案。归档的城建电子文件应当符合下列技术要求：
（一）电子文件及其元数据应当一并归档、集中管理，并符合国家有关标准规范要求；
（二）电子文件归档格式应当具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，并且能够支持向长期保存格式转换；
（三）电子文件及其元数据归档不得采用非开放的压缩、加密等技术措施。
城建电子档案的全过程管理，应当符合国家网络安全、数据安全、个人信息保护、保密管理、密码管理等法律法规规定，并确保城建电子档案的安全。
第九条（收集、整理与归档）城建档案形成单位应当对其形成的城建电子文件进行收集、整理，并按照国家和本市有关规定进行归档。
规划资源、住房城乡建设管理、交通、水务、绿化市容、人防、房屋管理等建设领域专业部门应当对业务管理和业务技术城建电子文件进行收集、整理，并按照国家和本市有关规定进行归档。
工程建设单位应当加强建设工程电子档案管理，根据建设工程进度，督促勘察、设计、施工、监理等参建单位及时收集、整理其所形成的建设工程电子文件，并按照国家和本市有关规定进行归档。
第十条（建设工程电子档案移交与接收）建设单位应当在建设工程竣工验收后，按照规定时限向市城建档案馆或区城建档案机构移交符合建设工程档案技术标准的城建电子档案，并对档案的真实性、完整性、可用性和安全性负责。符合要求的，市城建档案馆、区城建档案机构应当予以接收。
第十一条（专业部门城建电子档案移交与接收）建设领域专业部门形成的城建电子档案，按照本市相关规定，应当向市城建档案馆或区城建档案机构移交。符合要求的，市城建档案馆、区城建档案机构应当予以接收。具体移交规定，由市规划资源部门、市档案主管部门会同有关部门制定。
第十二条（技术要求）移交的城建电子档案应当符合下列要求：
（一）城建档案形成单位按照国家和本市相关标准规范要求，对移交的城建电子档案进行组织，并进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，合格后方可移交；
（二）采用技术手段加密的城建电子档案应当去除加密措施后移交；
（三）移交的城建电子档案应当附具到期开放意见、密级变更情况等。
第十三条（接收要求）市城建档案馆、区城建档案机构应当按照国家和本市相关标准规范要求对移交的城建电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，合格后方可办理交接手续，接收登记入库。
接收的城建电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，符合长期有效保存的要求。城建电子档案与其他形式的档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
第十四条（移交方式）城建电子档案移交接收应当通过符合安全管理要求的网络和信息系统进行。不具备在线移交条件的，应当配备符合安全管理要求的存储介质进行离线移交，存储介质的选择和检测应当符合国家和本市有关标准规范要求。
第十五条（系统建设）城建档案形成单位应当建设符合国家和本市有关标准规范要求的档案管理信息系统，支撑本单位形成的城建电子文件的收集、整理、归档、保管、利用等业务，并与办公自动化系统、业务系统相互衔接。
市城建档案馆、区城建档案机构应当建设符合国家和本市有关标准规范要求的应用系统，支撑城建电子档案接收、存储、备份、鉴定、开发、利用、统计、转换、迁移、销毁等工作。
第十六条（数据库建设）市城建档案馆、区城建档案机构、城建档案形成单位应当对城建电子档案、传统载体城建档案数字化成果等城建档案数字资源进行统一管理。
市城建档案馆、区城建档案机构应当对接收的城建电子档案进行整理、编目、鉴定、保管，并建立标准统一、动态更新的城建档案数据库，形成覆盖城市规划、建设、管理全生命周期的可计算、可推演、可交互的数字资产。
市城建档案馆应当加强城建档案数据库的建设与运营管理,提升数据利用效能，为本市规划资源管理工作提供安全、高效、规范的数据交互接口与服务。
第十七条（异地备份）市城建档案馆应当对重要城建电子档案进行异地备份，并建设灾难备份系统，实现重要城建电子档案及其管理信息系统的备份与灾难恢复。
第十八条（利用服务）市城建档案馆、区城建档案机构应当按照本市城建档案利用相关规定，利用政务外网、互联网等渠道，建立市区利用协同平台，为社会提供城建电子档案利用服务。
第十九条（利用责任）单位和个人利用城建电子档案，应当遵守国家和本市有关法律法规规定，不得损害国家利益、社会公共利益和其他主体合法权益。
第二十条（开发利用）市城建档案馆应当加强数字档案馆建设，构建以城建档案数字资源为主导的档案资源体系和利用体系，推进数据深度挖掘与处理，强化人工智能技术支撑能力，为城市空间治理行业大模型研发和应用场景建设提供高质量数据支持。深化城建档案数字资源开发利用，为城市更新、风貌保护、安全管理等方面提供数智化决策支撑。
市规划资源部门推动城建档案数字资源共享工作，促进跨区域、跨层级、跨部门共享利用。
第二十一条（施行时间）本规定自印发之日起施行。
