局属各单位、局机关各处室、市体总秘书处：

　　为贯彻落实国家档案局《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号，以下简称《规定》）和市档案局《关于贯彻实施国家档案局〈机关档案管理规定〉的通知》（沪档〔2019〕25号，以下简称《通知》），结合局机关内设机构调整改革和部分事业单位改革等工作实际，现就进一步规范和加强市体育局系统档案工作，提出如下意见：

增强档案意识，进一步完善档案工作管理体制机制

　　加强和改进体育档案工作是贯彻党政档案统一管理、分级管理原则，适应上海体育事业和档案工作新发展要求、维护局系统档案完整齐全的一项极其重要的基础性工作。局属各单位、机关各处室要充分认识做好局系统档案工作对本市体育、档案事业发展的重要意义。

　　1．强化领导体制。要组织认真学习贯彻《规定》相关内容，不断增强档案意识，针对当前局属各单位档案部门既集中管理党的工作档案，又集中管理行政工作档案的状况，坚持不断完善党政领导、档案部门归口负责、各部门分工共同参与的档案工作体制。进一步明确归档责任，各司其职，切实把档案工作纳入本单位、本部门发展规划，纳入工作计划和目标管理，纳入考核检查内容。要坚持档案工作与各项工作同步进行，加大对档案工作的支持保障力度，及时研究并协调解决档案工作中存在的问题，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等各方面的保障，推动档案工作与体育改革发展相协调。

　　2．强化管理机制。要建立健全依法治档长效机制，进一步形成局分管领导负责、局属各单位和局机关各处室各司其职、密切配合，办公室作为档案部门归口管理的档案工作管理机制。

　　局办公室（党办）是局机关档案工作业务部门，要强化局机关档案日常管理，切实按市档案局要求加强归档工作，按规定向上海市档案馆移交档案。同时，负责对局系统文书处理和档案管理工作的日常管理。局机关档案室具体承担对机关处室文书处理立卷归档工作进行业务指导和管理，负责机关文书档案的利用和管理；负责局机关各处室档案的接收和保管，协调立卷归档和一角工作；负责对局属各单位档案业务工作的指导监督；协调组织局系统档案干部开展档案数字化、档案编研、档案业务等培训。

　　局机关各处室主要负责人要分管本部门文书工作，将文书处理及立卷归档工作列入本部门工作职责，并确定专人负责对本部门文件材料的收集、整理和保管，按规定做好年度文件材料的立卷归档和移交局机关档案室的工作。

　　局属各单位要指定专人分管档案工作，明确职能部门做好本单位的文件收集、整理、归档工作，集中收集保管本单位各类档案并提供利用。按照相关规定，做好局系统部分单位向市档案馆移交档案的工作。

　　3．加快档案软硬件建设。切实按照市档案局要求，加强局系统标准档案室、示范档案室建设。局机关加快标准档案室建设，为做好局机关文件收集、整理、归档、集中保管，提供利用提供保证。会同竞技体育训练管理中心联合在崇明建设示范档案室。局属各单位要建立本单位档案室，做到应建尽建，全面覆盖，确保管档有专人、建档无盲区、存档有处所。同时，要加强档案库房安全防范及档案的安全保管。加强涉密文件信息和档案的保密管理，建立健全档案安全保密措施，建立人防、物防、技防三位一体的档案安全防范制度，确保安全。

　　二、明确文件材料归档范围规范保管期限，确保完整齐全

　　1．局机关要认真执行新规定。为保持市体育局档案全宗的完整，要根据《上海市体育局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表（2019年版）》的规定，落实确定的文件材料归档范围，准确鉴定保管期限，归档文件材料要应归尽归，应收尽收，全面做好文件材料收集、整理、鉴定、立卷归档和定期移交工作，确保档案全宗的完整性。

　　2．局属各单位要修订制定归档范围和保管期限。参照《上海市体育局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表（2019年版）》的规定，抓紧于6月30日前确定本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限，报送市体育局审核通过后实行。其中：文件材料收集的范围应包括在工作过程中形成的、具有保存价值的文件材料（含电子文件、声像、实物等各种载体的材料），其收集的重点是反映本单位主要职能活动和基本情况的文件材料。要把本单位工作活动中形成的、办理完毕的具有查考和保存价值的文件材料收集齐全，使之能够真实反映本单位主要工作职能活动及其历史面貌，以利于今后工作的利用和查考。各训练单位档案工作要着力体现体育运动特色，注重建立优秀运动员、教练员个人训练教学、运动竞技的档案，全面收集体育运动训练比赛中产生的文件材料及各类载体的档案和实物资料。科研单位要强化体育运动科学研究档案的收集，开展体育运动选才、教学、医疗、科研、训练等方面文件材料、科研资料的收集整理，全面反映体育科学研究工作面貌。

　　三、加快推进文书部门立卷、收集，规范移交归档

　　1．加快推进部门文书类（含电子）立卷归档工作。局属各单位、各处室在公文办理完毕后，应当按规定及时整理（立卷）、归档。各部门应当将办理完毕的具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷，保持文件材料之间的历史联系，保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，便于保管和平时工作利用。

　　2．规范其它档案立卷归档工作。除文书档案、电子文件档案以外的声像档案、会计档案、科技档案、基建档案、人事档案等其它档案，按照相关规定进行立卷归档。

　　3．进一步完善平时收集归档制度。局属各单位、各处室要通过例行的接受和专门的收集，采取集中收集和平时收集相结合，把已办理完毕并分散在本单位、本部门和个人手中的公文，集中到本单位、本部门由专人保存，做到文件材料的集中保管，分类整理。要注重保持文件材料的历史的原始记录，保持公文的真实性和完整性，做到该收的文件材料不遗漏、不散失，应归档的文件材料（包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等）及时移交，任何部门和个人不得保存应当归档的公文，不得据为己有或拒绝归档。

　　4．规范档案移交工作。局属有关单位、各处室应将已办理完毕并经过整理（立卷）的档案及有关材料，一般安排在第二年6月底向档案部门移交。考虑到一些跨年度和专门性的文件或分散在外的个别业务部门的文件材料，为了便于日常工作查用，可以另行商定移交时间。

　　5．整合资源鼓励购买专业服务。根据局机构改革和事业单位改革实际，有条件的单位要对档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能。推广和鼓励政府购买社会专业服务，各单位可视档案工作开展的实际情况，酌情对文件材料立卷归档工作采用购买服务项目的方式，向社会力量购买档案整理服务。

　　四、积极开展档案利用服务

　　体育档案真实记录并集中反映了本市体育事业发展的历程，体现了本市体育行政管理部门的职责，是构建城市记忆、服务社会发展、服务民生需求，推进社会发展和城市文明建设的一项重要载体。因此，要统筹加大档案信息资源开发力度，做好档案信息的分析研究，不断挖掘档案的现时价值，实现档案价值最大化。局属各单位、各处室要紧紧围绕体育工作需要、社会需要和人民群众需要，做好为现行体育工作服务，为社会发展服务，为民生需求服务。努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，更好为全市体育工作决策、管理提供参考。

　　局机关档案室要进一步完善档案库房管理制度，提供查询服务。主动开发，超前谋划，提供相关档案资料为全局重点工作、重大赛事活动提供借鉴利用，为民生事项提供查询利用，为编史修志提供档案资料。要全方位做好服务领导、服务机关、服务基层工作，切实发挥局机关档案室的作用。

　　五、不断加强档案工作队伍建设

　　加强局系统档案干部队伍的建设关系到体育档案事业的持续发展，局属各单位、各处室要提升对加强档案干部队伍建设重要性的认识，加大档案工作的人才支持保障力度。

　　局属各单位、各处室要为专兼职档案干部学习培训、开展工作创造条件，不断提高档案干部队伍素质，强化各类专兼职档案人员的学习培训，提高各级专兼职档案干部的业务能力。

　　要关心档案干部的工作生活，将档案干部职称晋级、先进表彰等纳入整体计划，帮助他们解决各种实际问题和后顾之忧，保持档案干部队伍稳定。专兼职档案干部要继续发扬兢兢业业、埋头苦干、乐于奉献、锐意进取的精神，努力为体育事业发展作出积极的贡献。

　　上海市体育局

　　2019年4月25日